POLITEKNIK MUKAH, SARAWAK
PMU-PE-PS-02
PENYEDIAAN BELANJAWAN TAHUNAN
DISEDIAKAN OLEH
DILULUSKAN OLEH
JAWATAN
KETUA UNIT KEWANGAN
TIMBALAN PENGARAH
(SOKONGAN AKADEMIK)
TARIKH
13 FEBRUARI 2024 13 FEBRUARI 2024
REKOD PINDAAN
No. Dokumen
PMU-PE-PS-02
Tajuk Dokumen
Penyediaan Belanjawan Tahunan
Bil.
Keluaran
No.
Pindaan
Keterangan Pindaan
Tarikh
Kuatkuasa
1.
01
02
PT (Kew) ditukar kepada PT (KEW) pada prosedur
kerja tindakan no. 6
13.02.2024
2.
01
02
KPT ditukarkan kepada PT(KEW) pada carta aliran
kerja
13.02.2024
PMU-PE-PS-02 Penyediaan Belanjawan Tahunan Page 3 of 7
Keluaran 01 Pin. 02
1.0
OBJEKTIF
Prosedur ini mengariskan tindakan untuk menyediakan Buku ABM satu (1) tahun sekali dan
disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan dalam Surat Arahan.
2.0
SKOP
Prosedur ini hendaklah diguna pakai untuk mengenalpasti, merancang dan menyediakan
Anggaran Belanja Mengurus Politeknik Mukah.
3.0
RUJUKAN
3.1
Manual EOMS: Rujuk Klausa Berkaitan
3.2
Standard ISO 21001: 2018
3.3
PMU-PE-PPP-01 : Perancangan Aktiviti PdP Politeknik
3.4
Surat Arahan Penyediaan Anggaran Belanja Mengurus Tahunan Politeknik
daripada Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti (JPPKK)
3.5
Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Mukah
3.6
Garis Panduan mengenai penubuhan Jawatankuasa Pengurusan
Kewangan dan Akaun di Kementerian, Jabatan dan Badan-Badan Berkanun
Persekutuan
3.7
Pekeliling Perbendaharaan, Kementerian Kewangan yang berkaitan
4.0
DEFINISI
ABM
Anggaran Belanja Mengurus
PNA
Penolong Akauntan
PPABM
Pegawai Penyelaras ABM adalah pegawai yang dilantik untuk menyelaras
penyediaan cadangan ABM tahunan
PPT
Penolong Pegawai Tadbir
PT(KEW)
Pembantu Tadbir Kewangan
Buku ABM
Buku Anggaran Belanja Mengurus untuk Program Dasar Sedia Ada
menggunakan format-format Surat Arahan Penyediaan Cadangan ABM
Bahagian Khidmat Pengurusan, JPPK
Pegawai
Pengawal
Pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk mengawal selia peruntukan
perbelanjaan tahunan di sesebuah Pusat Tanggungjawab adalah Pengarah
Jawatankuasa
Pengurusan
Kewangan dan
Akaun
Jawatankuasa yang membantu Pengarah untuk mengawasi, mengesan dan
menyelia semua urusan kewangan dan akaun politeknik.
PMU-PE-PS-02 Penyediaan Belanjawan Tahunan Page 4 of 7
Keluaran 01 Pin. 02
5.0
PROSEDUR KERJA
TANGGUNGJ
AWAB
KLAUSA
TINDAKAN
Pengarah
5.1
Tanggungjawab
dan bidang
kuasa
7.4 Komunikasi
dalaman dan
luaran
7.1.1.2 Sumber
8.1.1 Rancang
operasi dan
kawalan
8.5.1.1 Proses
kerja dalam
keadaan
terkawal
10.1
Ketidakakuran
dan tindakan
pembetulan
7.5.3 kawalan
maklumat
didokumentasik
an
8.5.1.1.C
Proses kerja
dalam keadaan
terkawal
1. Menerima surat Arahan Penyediaan Cadangan ABM tahunan
dari JPPKK dengan garis panduan dari Kementerian
Kewangan
2. Mengarahkan PPABM menyelaraskan penyediaan cadangan
ABM tahunan Politeknik.
PPABM
3. Memaklumkan kepada Ketua Jabatan, Ketua Unit, PPT dan
PNA di Politeknik mengenai penyediaan cadangan ABM
tahunan politeknik.
Ketua
Jabatan,
Ketua Unit,
PPT dan PNA
4. Menyedia cadangan ABM mengikut format yang diagihkan.
PPABM dan
PNA
5. Mengumpul maklumat cadangan ABM dari semua jabatan dan
unit.
PT (KEW)
6. Membuat pengiraan emolumen mengikut format yang
disediakan.
PNA
7. Menyediakan deraf cadangan ABM mengikut arahan
penyediaan cadangan ABM dari JPPKK.
Pengarah,
PPABM, dan
PNA
8. Membuat semakan terakhir deraf cadangan ABM di peringkat
politeknik.
PPABM, PPT,
PNA dan PT
(Kew)
9. Membuat pembetulan dan mengemaskini deraf cadangan
ABM untuk menyediakan dokumen terakhir ABM (sekiranya
ada).
PNA
10. Menyediakan Buku ABM politeknik.
Pengarah,
PPABM dan
Pegawai
Berkaitan
11. Menghadiri Pembentangan dan Semakan ABM politeknik di
peringkat pusat (sekiranya dijemput).
PPABM dan
Pegawai
Berkaitan
12. Membuat pembetulan dan mengemaskini Buku ABM politeknik
(sekiranya ada).
PMU-PE-PS-02 Penyediaan Belanjawan Tahunan Page 5 of 7
Keluaran 01 Pin. 02
Pengarah
9.1.5 Analisis
dan Penilaian
13. Menyemak Buku ABM dan menyerahkannya kepada JPPKK
dalam bentuk s oftc opy .
Jawatankuasa
Pengurusan
Kewangan
dan Akaun
14. Menilai prestasi Pengurusan Kewangan dan Akaun.
6.0
REKOD EOMS
Bil.
Jenis Rekod
Tempoh
Simpanan
Lokasi
Lampiran
1.
Surat Arahan Penyediaan
Cadangan Anggaran Belanja
Mengurus Tahunan Politeknik
5 Tahun
Bilik Fail/ Unit
Kewangan
2.
Buku Anggaran Belanja Mengurus
7 Tahun
Bilik PPABM/
Unit Kewangan
3.
Surat Panggilan Menghadiri
Pembentangan dan Semakan
ABM
5 Tahun
Bilik Fail/ Unit
Kewangan
4.
Minit Mesyuarat JPKA
5 Tahun
Unit Kewangan
PMU-PE-PS-02 Penyediaan Belanjawan Tahunan Page 6 of 7
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: PENYEDIAAN BELANJAWAN TAHUNAN
Terima surat arahan penyediaan ABM. Arah PPABM
menyelaras penyediaan ABM
Maklumkan KJ, KU, PPT & PNA dan agih format ABM
Sedia cadangan ABM mengikut format disediakan.
Kumpul cadangan ABM dan membuat pengiraan
emolumen mengikut kaedah ditetapkan
Sedia deraf cadangan ABM
Mula
Buat semakan akhir deraf cadangan ABM
Betul
Salah
samb
PNA
PPABM
Pengarah
KJ/KU/ PPT/
PNA/ PT(KEW)
PNA dan
PT (KEW)
Pengarah,
PPABM,
KJ/KU,
PPT dan
PNA
TANGGUNGJAWAB
PROSES KERJA
PMU-PE-PS-02 Penyediaan Belanjawan Tahunan Page 7 of 7
Keluaran 01 Pin. 02
Sedia Buku ABM
Hadir mesyuarat/ bengkel ABM
Serah kepada JPPKK
Semak
samb
Salah
Betul
Tamat
Pengarah,
PPABM,
Pegawai
Berkaitan
Pengarah
PNA
